Auditar de manera sistemática el gran volumen de facturación.
La gestión eficiente de las finanzas y la contabilidad es un pilar fundamental para cualquier empresa, y LG, como uno de los principales importadores del país, no es la excepción. Con una amplia red de proveedores de logística, la empresa se enfrenta a un desafío significativo en el control y la verificación del gran volumen de facturación asociado a su cadena de suministro.
El gasto generado por esta extensa red de proveedores de logística constituye una parte considerable de los costos operativos de LG en la cadena de suministro (inbound). Para garantizar una gestión financiera precisa y eficiente, es crucial que la empresa realice auditorías sistemáticas de todas las facturas generadas.
Sin embargo, esta tarea no es tarea fácil. Verificar todas las facturas y controlar el gasto asociado demanda un esfuerzo considerable por parte del equipo de LG. El proceso de revisión manual consume tiempo y recursos humanos, lo que puede impactar en la productividad y eficiencia general de la empresa.
Para abordar este desafío, LG reconoce la importancia de implementar soluciones tecnológicas avanzadas que permitan automatizar y agilizar el proceso de auditoría de facturas. La adopción de sistemas de gestión financiera y herramientas de inteligencia artificial puede ayudar a la empresa a optimizar sus operaciones, reducir los errores humanos y mejorar la precisión en la gestión de las finanzas.
Al invertir en tecnología y mejorar sus procesos internos, LG puede aumentar la eficiencia de sus operaciones financieras, reducir los costos asociados a la gestión de la cadena de suministro y garantizar una mayor transparencia y precisión en su gestión financiera. Esto no solo beneficia a la empresa en términos de rentabilidad y competitividad, sino que también contribuye a fortalecer su reputación como líder en el sector.
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Altos tiempos de verificación.
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No existía optimización de procesos.
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Reducción de riesgos operativos.
Auditar en el menor tiempo posible el gran volumen de facturación, reduciendo riesgos que permitan optimizar el gasto.
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Disminuir el tiempo del personal dedicado a la verificación de facturas, direccionando este tiempo en otras tareas de gestión y toma de decisiones.
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Minimizar el riesgo que se puede presentar frente al gasto, garantizando que lo cobrado por los proveedores sea acorde con las tarifas y términos comerciales vigentes.
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Controlar la provisión, de cada una de las obligaciones adquiridas por la compañía, en relación con la cadena de suministro.
En primer lugar, se parametriza cada uno de los proveedores con los tarifarios vigentes y cada tarifa se registra con un ID único en el sistema. Con esta información, la solución identifica coincidencias de cada una de las variables y/o servicios estipulados en la factura, calculando un valor estimado y comparándolo con el valor cobrado. Para cada proveedor existe un formato (Ebill), cuya estructura está diseñada para registrar los detalles de cada cobro, el cual se debe enviar a un correo electrónico asignado para cada cuenta.
Al procesar esta información el sistema aplica dos estados (aprobadas o rechazadas). Finalmente, se genera una lista de disputa que permite identificar las diferencias presentadas entre el Ebill y lo parametrizado en el sistema. Algunos de los conceptos para auditar son: Gastos de puerto, Gastos de transporte, Gastos en sellos de seguridad, entre otros.
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Reducción en un 85% los tiempos de verificación de facturas.
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Contar con información oportuna para medir el gasto, generando un ahorro hasta de un 15%.
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Capacidad para medir el cumplimiento de las metas del negocio.
