Los procesos internos de las compañías son el conjunto de tareas o actividades que realiza una o varias personas, con el fin de alcanzar el cumplimiento de los objetivos estratégicos de una organización. La permanencia de toda organización bien sea de productos y/o servicios se debe a su productividad y rentabilidad. Para que esto suceda, los procesos deben tener un alto nivel de optimización, o lo que bien se conoce como procesos eficientes.
Para las organizaciones invertir en recursos para llevar a cabo su operación tiene gran impacto, ya que para las directivas representa los beneficios que se obtienen de la misma, es decir siempre existe la relación entre estos lineamientos, ya que sirven para visualizar el estado de la compañía y la calidad de la gestión interna de la misma.
Aun así, teniendo en cuenta lo anterior, sabemos que muchas veces a la hora de decidir como controlar y medir los esfuerzos de las personas y recursos, los directivos no tienen claro el punto de partida y terminan teniendo experiencias poco agradables obligándolos a seguir operando de una forma tradicional.
8 Pasos que sirven como guía para controlar los procesos internos
Estandarización de procesos: Es decir que el proceso siempre se haga del mismo modo; busque apoyo en personas de estudios de métodos y tiempos, ellos evalúan todo un proceso con el fin de encontrar la mejor manera de minimizar el tiempo, lo cual permite dar un producto o servicio en el menor tiempo posible.
Manual de funciones: Crear manuales donde este escrito el paso a paso para desarrollar esta actividad o tarea, con esto se normaliza el proceso. Es una guía de actuación, busca que todo el flujo sea lo más lineal o continuo posible, con esto el tiempo del ciclo del servicio o producto se reduce al menor posible.
Identifique el cuello botella: Es decir cuál es esa actividad o tarea que genera reproceso en la operación. La idea es implementar la mejora sobre este punto, sin ir a afectar la calidad actual del producto o servicio.
Invierta en optimización e Innovación: Implemente tecnologías, software, o metodologías que se pueden aplicar al entorno. Actualmente existen en el mercado diferentes alternativas que se pueden adecuar sin importar el tamaño de la empresa.
Capacitación: No es menos importante pensar en la capacitación del personal sobre las tareas de un proceso. Existe una frase celebre de Henry Ford “Sólo hay algo peor que formar a tus empleados y que se vayan. No formarlos para que se queden", lo cual quiere decir que es más rentable tener personal capacitado entendiendo que se pueden ir, a tener personal sin capacitación que genere reprocesos o errores en el desarrollo de las actividades.
Eliminar desperdicios: No quiere decir únicamente al mayor aprovechamiento de las materias primas e insumos. Hace referencia a cualquier recurso que se utiliza en el proceso, es decir cualquier actividad dentro del proceso que no sea productiva / que no sea transformada. Por ejemplo, los tiempos muertos que se generan al dar tratamiento tradicional o manejo manual para analizar la información.
Aplicar el concepto o metodología BPM (Administración de los procesos de negocio): Consiste en dar una mayor visibilidad al proceso, su objetivo es mejorar el desempeño y la optimización de los procesos de una organización, siempre pensando en el mejoramiento continuo. Identifique que actividades o tareas son de valor y cuáles no, generalmente lo que no genera valor está generando un costo adicional para la compañía.
Seguimiento y mejora continua: No se puede dejar de lado el seguimiento y la mejora, es clave si se quiere mejorar en eficiencia, eficacia y productividad.
¿Cómo apoyamos el control de los procesos?
Apoyamos el control de los procesos con tecnologías, que aportan a la productividad de las compañías, tal es el caso de uno de nuestros servicios ICS.
Esta herramienta soporta la cadena logística de empresas importadoras que es bastante compleja, ya que mantener el control de todos los gastos demanda grandes esfuerzos. En este proceso intervienen varios actores que generan un alto volumen de facturas. Para verificar esta facturación, se necesita un equipo de trabajo numeroso que además cuente con tiempo disponible. Esta es una actividad tediosa y difícil de controlar por su naturaleza repetitiva.
ICS, es una de nuestras respuestas a este problema. Actualmente nuestro software está apoyando la importación de equipos y repuestos de LG. Es un servicio que ha apoyado la verificación y revisión del alto volumen de facturación haciéndolo más ágil y seguro, auditando el 100% de los gastos logísticos, generando ahorros significativos en operaciones de nuestros clientes. Con toda esta data el sistema genera indicadores de gestión, que sirven de apoyo a la toma de decisiones gerenciales y evaluación de proveedores.
Beneficios
Evite cobros dobles.
Evite servicios desconocidos, o diferencias con las tarifas pactadas.
Asegure que el servicio facturado realmente fue prestado.
Asegure que los servicios facturados se están cobrando dentro del tiempo estipulado.
Evalué a sus proveedores.
Actué y logré su productividad
Si bien es cierto que en esta búsqueda, la velocidad es clave en el éxito de la gestión de una compañía, debemos cotizar, producir y vender más rápido. También es cierto que tenemos que verlo no como un gasto, sino como una inversión. Está comprobado que con todo el cambió de los entornos económicos, los gustos de los consumidores, y las tecnologías, es importante innovar en procesos y productos que mantengan a las empresas competitivas y las ayudan a hacer crecer sus negocios.
Como último consejo, tenga siempre presente cual es la esencia operativa de su compañía, cuál es su estrategia de operaciones, la cual debe alinearse con los objetivos de la organización, aquellos que lo hacen ser un diferencial en el mercado. Lo animo a que haga este ejercicio el cual lo ayudará a ser más competitivo.
Si tienes alguna duda o quiere conocer más sobre nuestro servicio, lo invitamos a visitar nuestra pagina web www.iprocess.co
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