Revisar la calidad y la productividad de sus productos o servicios son factores clave para alimentar la competitividad, y son razón de inquietud en muchos sectores productivos ya que de estos dos conceptos depende la evolución de la compañía.
La manera en la que los procesos de una empresa representan el motor de esta misma es una de las razones por la cual concentrar los esfuerzos en mejorar la productividad y la calidad de una organización proporcionará mayor satisfacción, tanto interna como externamente, porque de esta manera, las dos vías se benefician en relación a ingresos y fiabilidad de los usuarios y trabajadores.
Realizar entonces un análisis de procesos de manera periódica en cualquier empresa es un ejercicio vital, pues permite que se detecten a tiempo los errores y los posibles aspectos a mejorar. Pero a la hora de tomar la decisión de realizar dicha inspección, lo ideal será que se respondan las siguientes preguntas:
1. ¿Cómo realizar un correcto análisis de procesos?
2. ¿Qué se debe analizar?
3. ¿Por qué parte se debería comenzar?
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Al responder las anteriores preguntas, podrá disponer de la mejor manera el abordaje del proceso de análisis. Tenga en cuenta además que:
La medición de los procesos debe ser una actividad más del día a día dentro de las empresas, como lo es la gestión del inventario o la de ventas y distribución.
Para introducirla como rutina y ver mejorado el funcionamiento del negocio, existen una serie de pautas que puedes adoptar como estrategia para mejorar todos los procesos.
¿Cómo se mide la productividad?
Primero que nada, esta se mide teniendo en cuenta que todo proceso tiene una serie de entradas provenientes de clientes y partes interesadas. Tienen actividades que agregan valor a las entradas haciendo que se transformen en salidas, que son los bienes y servicios hacia clientes, otros procesos y/o partes interesadas.
Además, utilizar técnicas del sistema de gestión de calidad en combinación con estrategias que le permitan el mapeo de procesos, pruebas y análisis de coste-beneficio, logrará que pueda realizar una correcta medición de la productividad de sus procesos, y así obtener una mejora sostenida en los flujos de trabajo de su organización, lo cual finalmente se verá reflejado en los resultados que obtendrá al evitar los retrasos y retrocesos, a costos mucho más bajos.
5 pasos para mejorar la calidad y la productividad:
1. Analice sus procesos: Revise en un principio el desarrollo de los procesos de su compañía, es decir, no se concentre en las personas que hacen el trabajo, sino en las tareas que dichas personas realizan. De esta manera podrá estandarizar las soluciones venideras de tal forma que funcionen en todos los procesos y pueda maximizar la eficiencia.
Tenga en cuenta que capacitar al personal adecuadamente para el desarrollo correcto de la producción, les permitirá sentirse orgullosos por su trabajo.
2. Compare sus procesos de negocio con empresas de la competencia: Este punto le servirá para identificar las posibles formas de trabajo y la organización de la competencia para tener un punto de partida a la hora de implementar las mejoras en sus procesos. Recuerde que toda la información es importante ya que principalmente, puede resultar en muy buenas ideas para realizar sus mejoras, además de lograr ahorro de tiempo y dinero.
3. Desarrolle medidas de desempeño: Al evaluar sus procesos actuales, identificará problemas, en este punto prevea los posibles resultados futuros y mida las ganancias de productividad a través de indicadores claves que le permitan revisar sus resultados con los de la industria. Por ejemplo, puede medir la calidad y productividad de su servicio al cliente, midiendo el tiempo en que este mismo tarda en dar solución a una problemática y en la tasa de satisfacción de los clientes.
4. Haga pruebas de calidad de sus procesos: Implemente este tipo de pruebas durante todo el proceso y no sólo al final, ya que tendrá más posibilidades de corregir un posible error a un menor costo. La ventaja en este paso, es que usted podrá realizar pruebas automatizadas que no precisen de intervención alguna, además que los resultados de estas serán fáciles de interpretar, y así podrá modificar y corregir.
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5. Utilice estrategias de negocios para mejorar su calidad y productividad: Cuando haya determinado la raíz de los problemas y esté preparado para llevar a cabo las intervenciones necesarias, tenga siempre en mente la optimización de los procesos. Del paso anterior, no olvide intervenir durante el proceso para que los defectos puedan ser corregidos desde el principio, antes de que afecten su producto final.
No deje de lado la retroalimentación, esta puede recibirla por parte de empleados, clientes, proveedores y socios de negocios, permita que le den sus opiniones sobre sus productos o servicios. Utilice los comentarios para mejorar sus procesos actuales y futuros, es decir para el diseño de los nuevos.
Identifique todas las posibilidades de mejoras en su compañía, e implemente soluciones modernas que se adapten a la realidad del entorno de mercado en que desarrollar sus productos o servicios.
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