Dos décadas atrás veíamos muy lejana la posibilidad de optimizar por medio de software los procesos de una empresa. Actualmente es una realidad y una decisión que se ha impuesto en el contexto de las organizaciones.
Optimizar procesos implementando software es un hecho que ha mejorado la forma de operar de las empresas desde dos puntos; uno a nivel interno, reemplazando tareas repetitivas lo cual genera ahorro de tiempos y dos a nivel externo es decir en la atracción y fidelización de clientes; dos aspectos claves para incrementar la rentabilidad de las empresas.
Un reciente estudio de la firma de consultoría Manpower Group puso en evidencia que el 45% de los trabajos que actualmente ejercen las personas podrán ser reemplazados por tecnología” Leer más aquí
Considerando el contexto actual donde las empresas se han visto obligadas a cambiar su forma de operar; la optimización de todo tipo de procesos supone un cambio radical en la rentabilidad y permanencia de estas.
En las mentes de emprendedores y empresarios, la proyección de crecimiento junto con una evolución tecnológica se convierte en una obligación. Tomar este camino de
digitalización permite unificar diferentes funciones al interior de la organización, centralizando toda las actividades bajo la adopción de un software, que resulta en la mayoría de los casos algo más simple y al cual se puede acceder realizando una inversión baja.
Transformar y optimizar los procesos, permite configurar y unificar varias actividades de la empresa, de manera que coexistan dentro del mismo entorno sin que esto represente caos. La adopción de un software bien sea que exista en el mercado o por el contrario que se desarrolle a la medida cumpliendo necesidades puntuales, deja al descubierto beneficios claros e identificables tales como:
Centralización de la información y reducción de errores.
Agilizar el desarrollo o gestión de las actividades.
Acceder a los datos en cualquier momento y desde cualquier lugar.
Lograr mayor transparencia y calidad en la información.
Generar reportes y estadísticas de manera ágil, posibilitando la toma de decisiones acertadas.
Seguridad de la información, esta se aloja en la nube, evitando pérdidas.
Obliga a las empresas a pensar en mejoras continuas.
De acuerdo con la encuesta de Transformación Digital 2019 - ANDI, el objetivo principal que las empresas buscan al invertir en tecnologías es en primera instancia, la optimización de procesos 91,1% donde se busca acelerar el tiempo de ejecución de las actividades y sustituir los procesos manuales con aplicaciones de software. La reducción de procesos 57,3% y el ganar presencia online 39,5% son algunas de las razones por las cuales los empresarios invierten en herramientas tecnologías.
La optimización de procesos significa crecimiento y rentabilidad
Es evidente que la optimización de procesos mejora la operatividad y productividad de las empresas. Al optimizar los procesos o flujos de trabajo se ahorra tiempo; lo cual también genera un ahorro de dinero, lo anterior toma sentido cuando el desarrollo de las tareas se ejecuta mucho más rápido, lo cual se ve reflejado en las utilidades o cuenta de resultados.
La ineficiencia en los procesos es uno de los aspectos que representa más perdidas para las organizaciones, algunos estudios muestran que los procesos ineficientes pueden costar cerca del 30% de los ingresos de su empresa. Al ahorrar tiempo, también se ahorra dinero. ¿Usted sabe cuanto representa la ineficiencia de los procesos para su compañía?, definitivamente a veces resulta ser mucho más de lo que se invierte por un software que le permita, centralizar, monitorear y agilizar sus actividades diarias.
Ademas del ahorro que se obtiene en los tiempos de las tareas recurrentes, la optimización de procesos también ayuda a reducir los errores operativos y le permite a su equipo de trabajo enfocarse en otras tareas prioritarias o de tipo estratégico los cuales están directamente ligados a mejorar el funcionamiento de la empresa.
Estas son algunas formas en las cuales se evidencia el ahorro de tiempo y dinero:
1. El gasto en personal es menor.
Desarrollar las actividades conlleva a contratar personal, al implementar un software que realice las tareas rutinarias, se reducen costos adicionales más allá del pago de salarios, es así como se notarán los ahorros de dinero. Esto hace que el equipo de trabajo tenga mucho más tiempo para enfocarse en otras tareas.
2. Se cometen menos errores y la comunicación es mejor.
Al realizar tareas y actividades de manera manual, los procesos son mas propensos a generar errores lo cual conlleva a una ineficiencia que puede llegar a costar mucho dinero. Lo anterior se puede evitar con sistemas optimizados, estos permiten optimizar el flujo de trabajo y evitar todo tipo de peligros. Usted se ha preguntado ¿Cuánto le cuesta a su empresa un error humano?, esto le puede costar tiempo y dinero ya que de una u otra manera se debe invertir, para detectar y corregir dicho error.
3. Apoyo para tomar las mejores decisiones.
Las decisiones más importantes para su empresa se deben tomar bajo el análisis de información, es imposible tomar una decisión sin el anterior parámetro. Se ha evidenciado que al no tener optimizado los procesos, el flujo de información es tanta, que requiere de un tiempo para recopilar, dar tratamiento y analizar, lo cual retrasa la toma de decisiones. Una herramienta que optimice sus procesos le brindara información importante de manera rapida caso contrario si se tienen procesos manuales, no solo ayuda a ahorrar tiempo, también dicha información se podrá guardar y analizar mucho más rápido. Al tener información transparente y de alta calidad sus decisiones serán mucho mejores, incrementando la rentabilidad de su empresa.
4. Los costos operativos se reducen.
Al optimizar se identifican procesos repetitivos e innecesarios, como el uso de varios formularios o reprocesos de información los cuales se pueden eliminar. Un software le ofrece monitorear toda la operación permitiendo identificar cualquier tipo de atasco, perdida de tiempo y recursos. Al asociar estas posibilidades se pueden encontrar ahorros de tiempo y dinero.
5. Tiempo igual a Dinero.
Mejorar la eficiencia y disminuir los costos sin afectar la calidad del producto o servicio era imposible, hasta que apareció la optimización de procesos. Contar con un software le permite a las compañías hacer más con menos, menos tiempo, dinero, personas etc. Optimizar procesos es garantizar muchas más tareas en menos tiempo.
En definitiva, se trata de lograr estabilidad operativa y escalabilidad. La organización se abre a un crecimiento más rápido y eficiente de la mano de la tecnología.
Implementar soluciones tecnológicas, como ICS, EcoTracer, Maintenance permite a las empresas agilizar de forma natural y organizada toda las actividades de la empresa, de modo que todas las operaciones aumentan en eficiencia. En iProcess, somos especialistas en desarrollo de software para optimizar procesos, brindando una visión completa, robusta y analítica de las tareas de la empresa en tiempo real. Nuestras soluciones apoyan la toma de decisiones basadas en datos los cuales son la principal fuente de crecimiento para una empresa, proyectarse, planificarse y principalmente, hallar los puntos de inflexión son puntos clave para lograr un crecimiento sostenido.
¿Esta pensando en una transformación interna de sus procesos? ¡Aquí lo apoyamos!
